荒川区でもホームページの「ご意見・ご要望」の欄と「区長の部屋」から区政への意見を寄せることができますので、是非、ご活用下さい。併せて葉書、手紙等でも受け付けています。
さて、そのメールへの対応について「匿名でメールしても対応してもらえないみたいだが、実名では伝えにくいことも有るのに・・・」という趣旨の意見がこちらの掲示板 ２５４ から ２７０ あたりまでの投稿から読み取れました。
小坂も「なるべく実名でのメールをお願いするのは分かるが、匿名ではきちんと対応しないようではおかしいのでは？匿名の誹謗中傷などは無視しても、きちんとした意見や指摘には、匿名であっても適正な対処をすべきではないか？」と思い、昨日担当部署の責任者に確認しながら話をしました。
こうしたメールでの対応について流れを聞くと、まず、送信すると、機械的に「メールへの感謝と確かに受信した旨のメール」が返送されます。その後、実名での投稿については、担当部署に連絡して、可能な限り速やかに返事をするそうです。それでは、匿名のメールに対しての対応はどうかというと、寄せられた意見はやはり関係部署にきちんとまわして、必要な対応をしているのです。ただし、その返事は以下のような文面となります。
（引用）
「ご意見・ご要望」あてに送信いただいた電子メールは「区長へのメール」として受信いたしました。
メールの中に、ご住所ご氏名の記載が見当たりませんでしたので、大変恐縮ですが、お知らせいただきたいと存知ます。区として責任を持って対応させて頂くため、又、後日対応内容をお知らせするためにも必要でございますので、宜しくお願い申し上げます。
なお、お送りいただいた電子メールのうち、個人が特定できる情報につきましては、秘書課及び頂戴したご意見に係る事務の所管部署においてのみ利用し、ご自身の許可なくこれら以外のものに提供することはありませんのでご安心下さい。
（以上、引用終わり）
メールを送るフォームのページにも「 お名前・ご住所・メールアドレスは、ご意見等に適切に対応し、その結果をお知らせするために必要です。必ずご記入くださいますようお願いします。」との記載が有ります。
こうした文面を読むと、「匿名メールに対しては建設的な意見や指摘であっても、「実名・住所・連絡先を記載」という条件を満たしていなければ聞いてくれないのだな・・・・」としか読めません。こちらの掲示板に書きこみをされた方もそう捉えておられることと思います。小坂も最初はそう感じました。
しかし、実際には匿名メールであっても、内容に応じて担当部署が対応をしているのです。 今のような区側の説明文や返信メールでは、「匿名では区は動いてくれないもの」であると誤解されてしまい、残念な状態です。そこで、返信メールにもフォームの説明にも、「匿名でも内容に応じて担当部署がきちんと対応します」といった旨の記載を入れるように担当部署の責任者に提案し、おおむねその方向で対応してくれることとなりました。
そうした「首長へのメール」の対応やフォームはこちらから様々な事例を見ることができますが、そうした説明をきちんと予めしているページも多いようです。対応方法はどの自治体も大方「返事が欲しければ実名でメールを。ただし、匿名でも各部署でちゃんと必要な対応します」といった内容のようです。小坂としては、匿名メールであっても、意見や指摘が真剣なものであれば、返事をすべきと考えています。連絡先の一つであるメールアドレスは分かるのですから・・・。区政へ意見を気軽に寄せてもらうべく、ハードルは可能な限り下げるべきと考えます。
また、寄せられた意見と自治体の対応については、個人情報等を除いた形で公開すれば良いと思います。埼玉県の新座市の該当ページなどでこのように公開されています。
気軽に意見を寄せられるような受付方法になるよう改善することと、意見やそれへの対応を広く区民が知ることができるような情報公開を行うよう、今後も働きかけて参ります。
「ご意見メール」については区民から気軽に声を寄せられるような受付の形式に改善すべき、と考える方はこちらを押してください。
区が回答のメールを送付してくださるのを、もうしばらく待って見ます。
お仕事ガンバッテ下さい。
激励、ありがとうございます！（＾＾）
区政に積極的に意見を寄せてくださることも嬉しく思います。掲示板で書かれているように、学校に通うお子さんがいらっしゃると実名では確かに意見を寄せにくいですよね。ご心配は良くわかります。きちんと返信がなされるように、念押しをしておきます。
今後も、様々な情報を集めるアンテナを可能な限り広げて、区政に取り組んでいきます。お気づきのことがありましたら、気軽にメール等でご連絡下さい。それでは！
「名前は、匿名を希望する旨を記載して下さい、住所は居住地域を記載して下さい。」とありました。本日返信しました、回答頂けるまでもう少しです。あの掲示板に愚痴を書いてから、大変な前進です、有難う御座いました。
ご報告、ありがとうございます。区の対応が変わってきたことに安心しています。これからも、区政の様々な現場で起きていることを一つ一つ、「改善点は無いか？」という目で見ながら取り組んで参ります。